Assistant administratif de département F/H

DOMAINE :
Assistanat / Gestion Administrative
CADRE D'EMPLOIS :
Adjoints administratifs territoriaux
STATUT DU POSTE :
CDD
CATÉGORIE :
Catégorie C
LOCALISATION :
Paris (75)

Missions du poste


Sous la responsabilité hiérarchique de la cheffe du département et de son adjointe, l’assistant administratif aura la charge d’assurer la gestion administrative des conventions et d’assurer les fonctions d’assistanat de l’équipe constituant le département MPE.
 

Ses missions consistent plus particulièrement à :

  • Organiser des réunions pour les managers et les collaborateurs de l’équipe,
  • Gérer l’agenda du chef de département et de son adjoint,
  • Assurer les tâches administratives (production de documents, mise à jour, suivi etc.) nécessaires au bon fonctionnement du département dont la gestion électronique des documents correspondants,
  • Traiter le courrier du département à l’arrivée et au départ,
  • Mettre en forme des documents et courriers produits par les collaborateurs de l’équipe,
  • Rédiger des notes et bordereaux de transmission de documents,
  • Piloter le suivi administratif des circuits de signature (manuscrit et électronique) des conventions de financement de la direction INFRA,
  • Collaborer autant que nécessaire avec les autres assistantes de la direction INFRA et de l’établissement IDFM,
  • Appuyer l’activité financière du département 
  • Elaborer des tableaux de bord et tableaux de synthèse,
  • Assurer le classement et l’archivage (papier et numérique) de documents du département,
  • Assurer l’accueil physique et téléphonique si nécessaire,
  • Assurer certaines activités d’assistanat pour le directeur INFRA, en l’absence de son assistante (gestion du courrier, appui à la gestion de l’agenda).

Profil recherché


Expériences et compétences

Connaissances mobilisées :

  • organiser, gérer, anticiper,
  • rédiger,
  • prendre des initiatives,
  • évaluer des informations, 
  • communiquer à l’oral et à l’écrit,
  • s’adapter au changement,
  • faire preuve de fiabilité,
  • rendre compte.

Compétences requises :

  • techniques de secrétariat,
  • maitrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, Powerpoint)
  • connaissance d’applicatifs métiers serait un plus (AR24, FAST, ASTRE),
  • classement et archivage, 
  • connaissance des procédures administratives,
  • connaissance de l’environnement public.

 

Expériences:

  • Expérience confirmée sur des fonctions de gestion administrative et d’assistanat
  • La connaissance du SI financier ASTRE serait un plus.
  • Une appétence pour le secteur des transports serait appréciée.

Environnement du poste

Le Département Management de Projets et Expertises (MPE) est l'un des 6 départements composant la Direction des Infrastructures (INFRA).

La direction INFRA pilote les projets d'extension et de modernisation du réseau de transports collectifs francilien : prolongement de lignes de tramway, réaménagement de pôles d'échanges, création de lignes de bus en site propre et de tram-train, …

Au sein de la direction INFRA, le département MPE a en charge l'appui des équipes opérationnelles dans la conduite des projets d'infrastructures dans les composantes environnementales, urbanistiques, techniques, sécuritaires, financières et juridiques. Il anime et formalise, au sein de la direction, les démarches de capitalisation et d'homogénéisation des méthodes et process de gestion de projet et de maîtrise d'ouvrage.1( agents

Le département comprend 15 agents et est piloté par une cheffe de département et son adjointe.