Assistant manager F/H

DOMAINE :
Assistanat / Gestion Administrative
CADRE D'EMPLOIS :
Rédacteurs territoriaux
STATUT DU POSTE :
Permanent
CATÉGORIE :
Catégorie B

Missions du poste


Il-elle assure le secrétariat de la Directrice et de la Cheffe de département Commande publique (CP). Dans ce cadre, les missions suivantes lui sont dévolues :Secrétariat de Direction et de Département :Assurer l’accueil téléphonique et le filtrage des appels des Directrice et Cheffe de département ;Gérer les agendas des Directrice FCP, et Cheffe du département CP;Organiser les réunions multipartenaires en interne et en externe pour la Directrice, la Cheffe de département ainsi que les agents du département et, le cas échéant, préparer les dossiers pour les réunions des Directrice et Cheffe du département ;Rédiger/mettre en forme/corriger certains courriers ou documents nécessaires au fonctionnement de la direction et/ou du département ;Assistance au département Commande publique :Participer aux réunions hebdomadaires du département et en rédiger le compte-rendu ;Mettre à jour le tableau des contacts du département à la prise de poste puis au fil de l’eau ;Mettre à jour régulièrement le tableau des congés des agents du département ;Assurer la réception, l’attribution, la distribution et le suivi des courriers du département (via l’outil SCOPE) puis leur classement sous la gestion électronique des dossiers (GED) ;Gérer la commande des fournitures et autres consommables pour le département. Par ailleurs, en l’absence de l’assistant du département « Finances et Contrôle de gestion », le-la titulaire du poste aura à assurer son intérim (et réciproquement).

Profil recherché


Expériences et compétences

Connaissances mobilisées :Maîtrise des outils bureautiques (Word, Outlook, PowerPoint, Excel, publipostage)Maîtrise des procédures administratives Techniques de secrétariat Classement et archivage Compétences requises : Excellente expression orale et rédactionnelleEsprit d’équipe et bon relationnelAnticiper, organiser, gérerFaire preuve de fiabilitéGérer le stressRendre compte, AlerterRespect de la confidentialité des informationsExpérience attendue:Fonctions confirmées d’assistanat/de secrétariat (y compris de direction) ou de gestion

Environnement du poste

Cette direction regroupe :

  •  L’élaboration de la stratégie financière et le suivi de son exécution,
  • La définition et le pilotage de la politique d’achat et de la commande publique au sein de l’établissement,
  • Le contrôle de gestion dans un souci d’optimisation et de rationalisation des ressources.