Assistant(e) de gestion administative

Sous la responsabilité hiérarchique du chef de département, l’assistant-e de gestion administrative recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du département. Il/Elle suit les dossiers administratifs des agents en fonction du périmètre qui lui est dévolu et assiste un ou plusieurs agents de l’équipe dans
l'organisation du travail au quotidien.
A ce titre, il-elle assure :
les activités de secrétariat-logistique généralistes pour le RHMG : accueil téléphonique, gestion des agendas et des réunions, fournitures, mise en forme de documents et gestion documentaire, mise à jour de l’intranet ;
la facturation : engagements, bons de commande, suivi de facturation (certification, ventilation commande et comptable) ;
le support logistique des activités recrutement, formation, évaluation/notation, dialogue social et des projets
la gestion des arrivées-départs des agents en lien avec les chargés de développement RH et les gestionnaires ;
les convocations et le suivi des visites auprès de la médecine du travail ;
la gestion des prestations d’action sociale (chèques restaurant, CESU, médailles) ;
la gestion des adhésions à la complémentaire santé et prévoyance ;
la gestion des ordres de mission et déplacements (commandes de billets, réservations d’hôtels…)
la prise en charge les questions courantes des agents en identifiant leur degré de complexité afin d’y répondre ou d’organiser le circuit de réponse.

Connaissances mobilisées :
techniques de secrétariat ;
maitrise des logiciels bureautiques et applications informatiques métier ;
connaissances des bases comptables et budgétaires ;
classement et archivage ;
maitrise des procédures administratives ;
connaissance de l’environnement public.

Compétences requises :

-       sens du service et des priorités ;
organisation, anticipation ;
évaluation et priorisation des informations ;
excellente communication;
adaptation au changement, aux situations d'urgence ;

travail en équipe ;

fiabilité, discrétion et réserve.

Expérience :
Une première expérience dans le secteur public serait idéale sur des fonctions d’assistanat de direction et/ou de gestion administrative acquise dans le domaine des ressources humaines.

Rôle d’Ile-de-France Mobilités :

Île-de-France Mobilités (anciennement STIF) imagine, organise et finance les transports publics pour tous les Franciliens.

Au cœur du réseau de transports francilien, Île-de-France Mobilités fédère tous les acteurs (voyageurs, élus, constructeurs, transporteurs, gestionnaires d’infrastructures…), investit et innove pour améliorer le service rendu aux voyageurs.

Île-de-France Mobilités décide et pilote les projets de développement et de modernisation de tous les transports, dont elle confie l’exploitation à des transporteurs. Île-de-France Mobilités, composée de la Région Île-de-France et des huit départements franciliens, porte ainsi la vision de l’ensemble des transports d’Île-de-France (Train-rer, Métro, Tram, Bus…).

Présentation du Département ressources humaines et moyens généraux:

Le département ressources humaines et moyens généraux est l’un des départements composant la Direction ressources.

Ce département gère les ressources humaines et managériales réparties au sein d’un pôle développement rh, d’un pôle paie-carrière, d’un pôle communication interne et d’une équipe d’assistantes rattachés au chef de département. Il assure également la mise en œuvre des moyens généraux au sein d’un pôle dédié.

Ce poste s’inscrit dans un travail de pool avec quatre autres assistant-es du département
Poste télé-travaillable selon conditions fixées par l'établissement
Base horaire de travail : 39h soit 25 jours de congés + 22 jours de RTT
Locaux situés au coeur de Paris
Chèque déjeuner
Mutuelle optionnelle