Assistant.e de la direction du cabinet - F/H

Le/la titulaire du poste intervient des missions sensibles :

Pour le directeur de cabinet et son adjoint :

• La gestion des agendas ;
• L’organisation et la préparation de réunions ;
• La relecture, la mise en forme et la préparation de documents et comptes-rendus ;

Pour le secrétariat du Conseil d’administration :

• La préparation des retroplanning, l’organisation logistique des séances ;
• Le recensement de la participation des administrateurs aux séances du Conseil et des commissions ; le suivi de leurs demandes ;
• La préparation et l’envoi de courriels à l’attention des administrateurs (convocations, communiqués de presse…) ;

Pour la direction :

• La tenue du planning des cadres d’astreinte (envoi de documents, suivi des indemnisations…) ;
• L’enregistrement de factures et bons de commandes dans le logiciel comptable ;
• La mise à jour des espaces de travail collaboratifs de la direction, le classement et l’archivage ;
• L’assistance à l’organisation d’évènements institutionnels (envoi de mails, gestion de listes, accueil de délégations…) ;
• Le travail en réseau avec l’ensemble des assistantes de direction de l’établissement,
• L’accueil physique et téléphonique ;
• Le classement et l’archivage de dossiers

• Capacité de rédaction
• Capacité d’organisation
• Sens relationnel
• Capacité à travailler en équipe
• Rigueur
• Maîtrise des logiciels de bureautique

La direction du Cabinet orchestre et fluidifie le bon fonctionnement de la gouvernance d’Ile-de-France mobilités et ses interfaces avec l’extérieur.

Ses missions consistent plus particulièrement à :

• accompagner les administrateurs d’Île-de-France Mobilités
• piloter l’organisation des conseils d’administration,
• coordonner la gestion du courrier et suivre les courriers à enjeux institutionnels et politiques,
• valider les courriers produits par les directions et soumis à l’exécutif,
• gérer les relations institutionnelles et les affaires protocolaires
• coordonner la gestion de crise,
• gérer les relations internationales (organiser l’accueil de délégations étrangères…)